Dans l’épisode 35 du podcast Zen et Pro, je reçois Matthieu Desroches, coach/formateur en organisation, productivité et gestion du temps:  

On voit ensemble pourquoi il est essentiel de: 

  • S’arrêter pour calmer l’esprit et gagner de la perspective 
  • Planifier constamment et revoir ses échéances 
  • Diminuer ses engagements 
  • Maîtriser sa boîte mail 

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Synthèse de l’épisode

Matthieu Desroches est coach et formateur dans le domaine de l’organisation, de la productivité et de la gestion du temps.

Le stress peut parfois être un symptôme d’une mauvaise organisation.

En effet, la productivité, la gestion du temps, l’organisation de notre travail et même de notre bureau peuvent être des sources de stress très importantes.

1er conseil : prendre le temps de s’arrêter dans son quotidien pour calmer son esprit et gagner de la perspective

Lorsque l’on est constamment absorbé par le travail et qu’il vient empiéter sur notre vie personnelle, il devient essentiel de s’arrêter régulièrement.

En vacances, lorsque l’on arrive à se couper du travail, le stress disparaît. L’idée est de reproduire cela pendant 30 à 60 minutes tous les jours, en se réservant du temps pour soi.

Ce temps de pause peut permettre d’écrire toutes les choses que nous avons en tête afin de se libérer l’esprit, de méditer…

Il est également très ressourçant de s’accorder une minute, à la fin de chaque tâche, pour ne rien faire, ne rien penser, juste se laisser être.

S’arrêter nous permet ainsi de trouver une clarté d’esprit par rapport à notre vie personnelle, nos émotions et notre bien-être.

2ème conseil : planifier constamment sa charge de travail et réévaluer ses échéanciers

On cherche ici à apporter une clarté par rapport à notre travail.

Planifier un projet dans le détail va nous permettre de savoir exactement où on en est, ce qu’il nous reste à faire, ainsi que le délai pour le faire, et donc de diminuer le stress.

On planifie sur le long terme (5-10 ans), puis sur l’année, le trimestre, pour finir par décomposer de façon hebdomadaire puis quotidienne.

La planification permet de se vider la tête de toutes les préoccupations dans le but de pouvoir exécuter les actions plus facilement et sans stress.

Néanmoins, attention à ne pas faire un planning trop ambitieux qui, au lieu de libérer du stress, risque d’en générer davantage.

Enfin, il est important de revoir régulièrement les échéances. En effet, si on se rend compte que les échéanciers sont irréalistes, cela va rajouter une source de stress.

La planification permet aussi de prendre conscience de nos limites.

3ème conseil : diminuer ses engagements

Notre vie est la somme des choses que nous avons acceptées.

Nous sommes nombreux à avoir des difficultés à dire non mais trop d’engagements et de responsabilités constituent une grande source de stress et de déséquilibre entre vie personnelle et vie professionnelle, et risquent de mener tout droit au burn-out.

Pour faire le choix, difficile, entre ce que l’on poursuit et ce que l’on stoppe, il est intéressant de mettre en relation chaque activité avec nos objectifs de vie.

Reste ensuite la tâche difficile d’apprendre à dire non. (L’épisode 11 du podcast Zen et Pro est d’ailleurs entièrement consacré à ce sujet)

4ème conseil : maîtriser sa boîte mail

Avoir des milliers de mails dans notre boîte de réception induit souvent un stress inconscient.

De nombreux livres ou formations permettent d’apprendre à maîtriser notre boîte mail et ainsi réduire notre stress au quotidien.

Parmi les astuces, on peut citer :

  • Limiter les allers-retours : checker nos mails à des temps prédéfinis. Cela évite de ressentir un sentiment d’urgence à chaque nouvelle arrivée de message.
  • Traiter les mails immédiatement, même si ce n’est qu’en notant une tâche dans notre to-do-list.

Les gestionnaires de mails les plus utilisés (Gmail et Outlook) contiennent d’ailleurs une liste de tâches intégrée et permettent de l’alimenter directement à partir des courriels.

Ainsi, lorsque l’on reçoit un mail que l’on ne peut pas traiter de suite, le simple fait de le convertir en tâche à faire permet de se libérer l’esprit car on sait que l’on pourra s’en occuper le moment venu.

Enfin, bien savoir gérer les listes de tâches, permet de ne jamais rien oublier.

Retrouvez Matthieu Desroches sur matthieudesroches.com

Vidéo

  • Vidéo de Matthieu Desroches “Comment convertir ses courriels en tâches dans Gmail et Outlook”

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